1. Spotkaj się twarzą w twarz
- Na żywo — to najlepszy sposób, bo widzicie także swoje reakcje i gesty. Dzięki temu łatwiej się porozumieć i szybko wyjaśnić nieścisłości.
- Przez wideo — jeśli pracujecie zdalnie, spotkanie w cztery oczy nie zawsze jest możliwe. Rozmowa wideo jest dobrą alternatywą. Jeśli możesz, włącz kamerę.
- Głosowo — nie każdy może lub chce włączyć kamerę. Tracicie część komunikacji niewerbalnej, ale wciąż możecie natychmiast dopytać i wyjaśnić wątpliwości. Nawet jeśli rozmówca nie włączy kamery, Ty możesz zostawić swoją włączoną.
- Na Slacku lub w innym komunikatorze — to pozornie najłatwiejsza i najszybsza opcja. Pozornie, bo kilka rzeczy może pójść nie tak:
- bez reakcji i gestów łatwo źle odczytać wiadomość i przypisać jej niewłaściwy ton;
- często nie dostajesz żadnego sygnału, że druga osoba zrozumiała Cię tak, jak zamierzałeś;
- trudniej doprecyzować kontekst, coś dodać albo wyjaśnić;
- jeśli pojawią się pytania, możesz spędzić na pisaniu więcej czasu, niż zajęłaby krótka rozmowa.
2. Zadbaj o okoliczności: czas, miejsce i nastrój
Oboje miejcie na to czas
- Najlepiej wrócić do sytuacji niedługo po tym, jak się wydarzyła. Jeśli powiesz komuś: „W zeszły czwartek, na refinemencie, była taka sytuacja i nie zrozumiałem, o co Ci chodziło”, nie możesz liczyć na to, że będzie pamiętał szczegóły i potrafił się do nich odnieść. Warto jednak zrobić sobie kilka minut przerwy, zanim przekażesz feedback.
- A jeśli jesteście właśnie w trakcie spotkania i chcesz dać komuś feedback? Zwykle lepiej nie robić tego przy wszystkich. Nie każdy czuje się komfortowo, gdy dostaje uwagę publicznie — nawet pozytywną.
- Kiedy druga osoba jest wyraźnie zajęta, spieszy się albo kończy pracę, umówcie się na najbliższy dogodny moment. Może to być za kilkanaście minut albo następnego dnia. To nie jest idealne, ale jeśli udzielisz komuś feedbacku, gdy nie ma na niego czasu, możesz zwyczajnie nie zostać wysłuchany.
Znajdź odpowiednie miejsce
- Nie dawaj feedbacku w sali pełnej ludzi. Zadbaj o możliwość rozmowy w cztery oczy.
- Moment i miejsce trzeba wyczuć. Nie zaczynaj rozmowy, kiedy ktoś właśnie wchodzi do toalety, nawet jeśli korytarz jest pusty.
- Nie musisz od razu rezerwować sali konferencyjnej. Wystarczy miejsce, w którym nikt wam nie przeszkodzi.
Niech będzie spokojnie
- Jeśli ktoś jest pod silnym wpływem emocji, daj mu chwilę na ochłonięcie.
- Jeśli źle się czuje, jest zmęczony albo ma zły humor, możecie umówić się na następny dzień.
- To samo dotyczy Ciebie. Udzielanie feedbacku w złym humorze może przynieść efekt odwrotny od zamierzonego.
3. Uzyskaj zgodę na feedback
Zanim udzielisz komuś feedbacku, upewnij się, że ta osoba jest gotowa Cię wysłuchać. Możesz zacząć od pytania:
„Słuchaj, chciałem Ci dać feedback. Czy możemy porozmawiać?”
Takie pytanie uprzedza drugą osobę, że za chwilę usłyszy feedback, i daje jej czas, by się przygotowała. Łatwiej wtedy świadomie słuchać i dopytać o to, co niejasne. Możecie też od razu ustalić lepszy moment, jeśli teraz nie ma na to przestrzeni. To zmniejsza ryzyko nieporozumienia.
4. Skup się na faktach
Kiedy dajesz feedback, staraj się nie oceniać drugiej osoby. Nie mów tylko, że coś zrobiła źle. Opisz sytuację, jej zachowanie i skutek. To również podstawa modelu SBI. Porównaj te dwie wersje tej samej uwagi:
5. Parafrazuj
Parafraza to ujęcie własnymi słowami tego, co usłyszeliśmy. Pomaga sprawdzić, czy dobrze rozumiemy drugą osobę, i pokazuje, że naprawdę jej słuchamy. Jest też sposobem na dotarcie do potrzeby, która kryje się za jej słowami. Jak to działa w rozmowie o feedbacku?
Jeśli chcesz dać feedback dotyczący czyjejś wypowiedzi, możesz zacząć od parafrazy. Porównaj, dokąd prowadzą dwa przebiegi tej samej rozmowy:
Feedback nie pada tu wprost, lecz przez pytania i prośbę. Pomagają odkryć, o co naprawdę chodzi rozmówcy. Osoba, która na spotkaniu po prostu skrytykowała zadania, może teraz przedstawić argumenty za rezygnacją z nich. Zamiast samego „to nie ma sensu” zespół może rozmawiać o wartości pracy dla użytkownika.
Bez parafrazy rozmowa krąży wokół tego samego zarzutu. Trudniej dojść do sedna, a frustracja rośnie, bo obie strony mogą mieć wrażenie, że nie są rozumiane.
Jeśli otrzymałeś feedback, również go sparafrazuj, żeby upewnić się, że dobrze go zrozumiałeś.
